HELF
HELF - Hochschul Einkauf Lehre & Forschung
Das Einkaufsportal der hessischen Hochschulen (HAW und Universitäten) ist den bekannten Shopping-Portalen durchaus ähnlich:
- über die Artikelsuche werden Produkte vorgeschlagen, die gefiltert, sortiert und miteinander verglichen werden können, bevor das Benötigte in den Warenkorb gelegt wird.
- Auf dem Weg zur "Kasse" werden Lieferinformationen, interne Zuordnung (KST/AUF positionsgenau) u. ä. ergänzt und die Bestellung wird intern abgeschickt.
- Je nach festgelegter Freigabe-Routine werden Genehmigungen elektronisch eingeholt und schließlich wird die Bestellung versendet.
- Gleichzeitig werden die entsprechenden Mittel reserviert.
Warum sollen wir HELF und damit auch SAP MM verwenden?
Mit SAP MM - ob im Hintergrund von HELF oder direkt - werden
- Bestellung
- Wareneingang und
- Rechnungsprüfung
miteinander in SAP verbunden:
Bestellungen erzeugen direkt Mittelbindung auf der SAP-Kostenstelle oder auf der SAP-Auftragsnummer (Obligo, Mittelverfügbarkeitskontrolle)
Daten werden nicht mehrfach erfasst, sondern miteinander abgeglichen:
Die Rechnung wird beim Rechnungseingang mit der Bestellung in SAP MM abgeglichen. Sind dort keine Abweichungen vorhanden und der Wareneingang ist in HELF bereits erfasst, wird die Rechnung direkt in die Zahlung gebeben. Dadurch entfällt eine weitere sachliche Prüfung und danach doppelte Genehmigung / Freigabe für die Budgetverantwortlichen, die bereits bei der Bestellung abgefragt wird.
Sie haben Fragen zur Nutzung von HELF, oder Sie haben noch keinen Zugang und keine Schulung erhalten, dann finden Sie hier Unterstützung.
HELF Schulungen
ACHTUNG:
Hier ist eine vorherige Anmeldung notwendig, da sonst kein Konto im HELF-System eingerichtet wird! Anmeldung per Mail an sonja.kramer@hs-rm.de
| Mittwoch, den 11. Februar 2026 | 9 - 12 Uhr |
| Mittwoch, den 25. März 2026 | 9 - 12 Uhr |
Diese Schulungen finden auch online statt im Zoom-Meetingraum der auch für die Sprechstunden genutzt wird.
Zoom Meetingraum von Sonja Kramer
HELF Sprechstunden
| Donnerstag, 12. Februar 2026 | 10-11 Uhr |
| Donnerstag, 26. Februar 2026 | 10-11 Uhr |
| Donnerstag, 12. März 2026 | 10-11 Uhr |
HELF Glossar
A
Auf der Startseite von HELF müssen zur Anmeldung drei Angaben gemacht werden:
- Der Mandant: hier wählen Sie bitte die „HS Rhein Main – PD5-900 / Prod“ aus.
- Der Benutzername: hier nutzen Sie ihre SAP-Benutzerkennung - Beispiel für Max Muster: W_MMUSTERX, oder Ihre HDS-Kennung - Beispiel für Max Muster: mmusterx – die ebenso als Alias an ihrem HELF-Benutzerkonto hinterlegt ist.
- Das Kennwort: wird Ihnen Initial zugesendet, wenn Sie bereits im Livesystem aktiv angemeldet waren, können Sie, nach einer falschen Passworteingabe, die Passwort vergessen Funktion nutzen, wenn Sie ihr selbst vergebenes Passwort nicht mehr wissen.
B
D
Zur Dokumentation der Vergleichsangebote gibt es zwei Wege in HELF und weitere außerhalb:
- Der Vergleich der Produkte im HELF-System, der automatisiert mitdokumentiert wird, wenn er korrekt genutzt wird. Siehe dazu hier
- Der Vergleich kommt von außerhalb des HELF-Systems, hier können die Vergleichsangebote beim Bestellvorgang als Anhang an die Positionen hochgeladen und angefügt werden - achten Sie darauf, dass diese Anhänge intern bleiben.
- Ablage der Dokumentation in einem Ordner und dessen Aufbewahrung für mindestens 10 Jahre in der HSRM
- Ablage der Dokumentation auf einem zentralen Ordner der HSRM, dessen Aufbewahrung für 10 Jahre gesichert ist.
F
Mit Freitextbestellungen können Artikel bestellt werden, die zwar vom Lieferanten angeboten werden, die aber weder in den Katalogartikeln noch im Webshop zu finden sind. Gehen Sie im HELF-Navigationsmenü links unter Einkaufen auf den Punkt Freitextposition. Darauf öffnet sich nun die Eingabemaske der Freitextposition. Hier müssen dann die mit einem roten * gekennzeichneten Felder ausgefüllt werden.
Manche Felder, wie Lieferant, Verpackungseinheit, Währung und Einkäufer-Warengruppe werden aus einer Auswahlliste befüllt.
Alle anderen Pflichtfelder müssen freihändig bzw. mit den vorgegeben Informationen aus dem Angebot ausgefüllt werden.
Lieferant
Den Lieferanten in der Freitextposition kann man über die Lieferantensuche auswählen. Dazu geht man auf die Lupe hinter dem Feld Lieferant.
Dort öffnet sich dann das Suchfenster für Lieferanten. Im Eingabefeld Stichwort ist dann die Möglichkeit gegeben, den Namen des gesuchten Lieferanten einzugeben und dann auf Suchen unterhalb des Stichwort klicken. So erhält man folgendes Ergebnis:
Durch Anklicken des gewünschten Lieferanten in der Ergebnisliste wird dieser in das Formular der Freitextposition übernommen.
Einkäufer-Warengruppe
Das Feld Einkäufer-Warengruppe ist verantwortlich für das Sachkonto, das in der Kontierung hinterlegt wird, daher ist diese Feld unbedingt auszufüllen.
Klicken Sie auf das Symbol der Lupe neben dem Feld Einkäufer-Warengruppe. Es klappt dann die Liste mit den vorhanden Einträgen vom Typ Einkäufer-Warengruppe auf.
Hier können Sie nach der passenden Einordung für Ihre Bestellung suchen. Geben Sie ein Stichwort in das Suchfeld ein und klicken Sie auf die Lupe dahinter.
Wählen Sie die korrekte Einkäufer-Warengruppe aus. Durch klicken auf Ihre Auswahl wird diese ins Bestellformular übernommen.
Wenn Sie die passenden Begriff nicht finden, nehmen Sie die nächst Beste passende Begrifflichkeit, oder wenden Sie sich an uns - Einkauf@hs-rm.de - und fragen Sie nach einer Empfehlung.
M
Videos
Hier finden sie alle HELF-Videos in der HSRM Panopto Videothek
P
Wenn Sie bereits im Livesystem aktiv angemeldet waren, können Sie nach einer falschen Passworteingabe, die Passwort vergessen Funktion nutzen, wenn Sie ihr selbst vergebenes Passwort nicht mehr wissen.
Klicken Sie dazu auf die nun angebotene Schaltfläche Passwort vergessen.
R
Für wiederkehrende Lieferungen/Leistungen schließt die Hochschule (ggf. im Verbund) Rahmenverträge ab. Günstige Preise ergeben sich aus vorab ermittelten Abnahmemengen. Eine Beschaffung außerhalb des Rahmenvertrags ist daher nicht erlaubt. D. h., das Kernsortiment sollte vorrangig aus den Rahmenverträgen beschafft werden.
V
Kommen nach einer Suchanfrage mehrere Artikel für die Beschaffung in Frage, oder die Artikel bzw. der Warenkorb erfordert einen dokumentierten Vergleich auf Grund erreichen der Wertgrenzen, können Artikel in HELF in den Produktvergleich aufgenommen werden. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Artikel über mehrere Suchanfragen ermittelt wurden und ein direkter Vergleich in der Ergebnisliste nicht möglich ist, oder auch für einen Vergleich von Webshop(OCI)-Artikeln mit Katalogartikeln.
Artikel können über:
- die Suchergebnisliste,
- die Produktdetails,
- die Favoriten und
- dem Warenkorb
in den Produktvergleich aufgenommen werden.
Der Menüpunkt Suchen > Vergleichen erscheint, sobald der erste Artikel in HELF in den Vergleich aufgenommen worden ist. Die Seite kann über den Eintrag Vergleichen aufgerufen werden. Im Vergleich werden alle Artikel angezeigt, die in den Produktvergleich aufgenommen wurden.
Katalogartikel können relativ einfach über den Aufruf Vergleichen unter der Artikelbeschreibung in den Vergleich übernommen werden.
Um auch Webshop(OCI)-Artikel mit Katalogartikeln vergleichen zu können, können Warenkorb-Positionen in den Produktvergleich übernommen werden, dazu klicken Sie im Warenkorb auf die Waagschale. Da Warenkorb-Artikel ohne Bild in den Warenkorb übernommen werden, werden im Produktvergleich auch keine Bilder dargestellt.
W
Um eine Bestellung abzusenden muss zuerst ein Warenkorb mit den gewünschten Artikeln/Produkten zusammengestellt werden.
Anzeige des Warenkorbinhalts
Welche Inhalte in seinem aktuellen Warenkorb abgelegt sind, kann der Benutzer jederzeit einsehen, ohne in diesen Warenkorb wechseln zu müssen. Dazu kann er mit der Maus über das Warenkorb-Symbol im schwarzen Balken fahren. Hier werden ihm die ersten 3 Artikel direkt angezeigt.
Alle weiteren Artikel kann man durch scrollen, über die auf - ∧ - und ab - ∨ - Pfeile, die sich unter bzw. über der Warenkorb-Artikelliste befinden, anzeigen lassen. → Abbildung unten
Alternativ besteht auch weithin die Möglichkeit direkt in den Warenkorb zu springen und sich dort den Inhalt anzusehen.
Prinzipien der Beschaffung: Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Transparenz und im Wettbewerb
Die Beschaffung über bestehende Rahmenverträge ist von der Wertgrenzenregelung befreit und somit bevorzugt anzuwenden
Bei der Ersterfassung von Liefermengen sind diese automatisch mit den Bestellmengen vorbelegt und werden dementsprechend angezeigt. Die Bestellmenge ist bei der Ersterfassung immer identisch mit der Liefermenge.
Bei der Angabe einer Liefermenge, die kleiner ist als die Bestellmenge, wird die Restmenge automatisch gemäß Ihrer Eingaben aktualisiert.
Ist für eine Bestellposition der Lieferprozess komplett abgeschlossen, können Sie ein Endlieferkennzeichen setzen. Dadurch wird die Position geschlossen, d.h. es können keine weiteren Wareneingänge mehr für diese Position erfasst werden.
Wenn Sie den Wareneingang in Vertretung für einen Kollegen oder eine Kollegin erfassen wollen, können Sie dies, solange Sie beide zur gleichen Einkäufergruppe gehören.
Dies können Sie über den Bereich Wareneingang erfassen vornehmen, wenn Sie nur die Bestellnummer kennen.
Wissen Sie, wer die Bestellung vorgenommen hat, dann können Sie über den Bereich Bestellstatus - Bestellungen alle Bestellungen dieser Person anzeigen lassen.
Aktuell ist Ihr Name als Warenkorbersteller hinterlegt, wenn Sie in diesen Eintrag durch des Kollegen oder der Kollegin austauschen, bekommen Sie alle Bestellungen dieser Person angezeigt und können von dort aus die Aufgaben des Wareneingangs übernehmen.