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Lieferanteninformationen - elektronische Rechnungen

Bitte senden Sie uns Ihre Ausgangsrechnung ausschließlich wie folgt zu:

  • PDF-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung (Version 1 und 2)
    Per E-Mail an: rechnungseingangspam prevention@hs-rm.de
  • Strukturierte, d.h. maschinenlesbare XML-Rechnungen, sog. XRechnungen 
    Per E-Mail an: xrechnungspam prevention@hs-rm.de

  • Sollte Ihnen die Übermittlung von PDF-Rechnungen derzeit noch nicht möglich sein, oder Rechnungen das Bauwesen betreffen, dann senden Sie Ihre Rechnung bitte unbedingt an das Postfach des zentralen Rechnungseingangs:

    Hochschule RheinMain
    Postfach 3251
    D-65022 Wiesbaden

    Bei Warenlieferungen kann eine abweichende Lieferanschrift angegeben werden.

Für eine korrekte Verarbeitung müssen folgende Punkte beachtet werden:

  • Senden Sie Rechnungen und Gutschriften jeweils nur einmal per E-Mail an die obenstehende E-Mail-Adresse. Keine Papier-Originale hinterhersenden!
  • Eine E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten.
  • Rechnungen müssen als ein Rechnungsdokument per PDF bzw. bei einer x-Rechnung per XML übermittelt werden. Andere Formate sind unzulässig.
  • Das PDF-Dokument muss mit der Rechnung beginnen. Weitere Anhänge (z.B. Lieferscheine, Einzelnachweise etc.) sollten als nachfolgende Seiten hinzugefügt werden oder bei mehreren PDF-Dateien diese mit Anhang oder Anlage von der Rechnungs-PDF-Datei abgegrenzt werden. (Beispiele: Anhang_Lieferschein.pdf, Anlage_AGBs.pdf)
  • Senden Sie keine Werbung, Newsletter, Vertragsdokumente oder Ähnliches an die oben genannte E-Mail-Adresse.
  • Rechnungen sollten eine Qualität von 300 DPI besitzen. Die E-Mail darf die maximale Größe von 15 MB nicht überschreiten.
  • Keine Verschlüsselung, kein Passwortschutz
  • Rechnungen dürfen nicht gedreht sein. Rechnungen in Hochformat und Querformat sind möglich.
  • Der Betreff der E-Mail sollte die Rechnungsnummer enthalten.

Rechnungen, die nicht diesen Vorgaben entsprechen, können nicht weiterverarbeitet werden!

Die Rechnung muss die nach § 14 Abs. 4 und § 14 a Abs. 5 UStG erforderlichen rechnungsrelevanten Angaben enthalten.

Notwendige Angaben:

Für eine zügige Rechnungsbearbeitung ist die Bestellnummer zwingend anzugeben.

Falls keine Bestellnummer vorhanden ist, muss die Kostenstelle (KST xxxxx) oder Auftragsnummer (AUF xxxxxxxx) angegeben werden.

Bei einer xRechnung tragen Sie diese bitte im Feld BT-19 (gem. xRechnungsstandard) ein. 
Hinweis: In Hessen werden keine Leitweg-IDs zentral vergeben oder zugeteilt.

Nach Möglichkeit geben Sie bitte noch Name, Telefonnummer sowie Fachbereich / Institut / Einheit der auftraggebenden Person an.