HEFIS

Im Forschungsbetrieb spielen die Verarbeitung und der Austausch von Informationen eine wichtige Rolle. Um künftig alle im Forschungsbetrieben relevanten Daten und Informationen zu bündeln und den Forschenden sowie Administratorinnen und Administratoren im erforderlichen Umfang zukommen zu lassen, wird seit 2013 der Verbund Hessisches Forschungsinformationssystem (HeFIS) unter Federführung der Justus-Liebig-Universität Gießen vom Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst (HMWK) mit Geldern aus dem Innovations- und Strukturentwicklungsbudget unterstützt.

Ziel des Verbundes ist die gemeinsame, koordinierte Beschaffung, Einführung, Nutzung und Weiterentwicklung von Forschungsinformationssystemen an den  Hochschulstandorten in Hessen. Im Rahmen des HeFIS-Verbundes ist vorgesehen, dass jede beteiligte Hochschule ein eigenes, auf die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Hochschule abgestimmtes Forschungsinformationssystem anpasst und implementiert. Gleichzeitig sollen durch die Koordination im Verbund Synergien genutzt, u.a. mit einem gemeinsamen Basis-Datenmodell.

Im Zuge der Einführung und Koordination eines Forschungsinformationssystems ist die Hochschule RheinMain 2018 dem HeFIS-Verbund beigetreten.

Forschungsinformationssystem (FIS)

Ein Forschungsinformationssystem (FIS) ist eine zentrale Datenbank, die Informationen entlang der Forschungsprozesse an der Hochschule zusammenführt und miteinander verknüpft. Außerdem stellt FIS diese Informationen verschiedenen Anwender- und Interessengruppen strukturiert zur Verfügung und unterstützt bei Generieren von Berichten  gemäß Hessischem Hochschulgesetz und Hochschulstatistikgesetz.

Dieses integrative System fügt viele einzelne Informationsquellen und Verwaltungs- und Arbeitsabläufe im Bereich Forschungsmanagement zusammen und dient nicht nur als Informationslieferant sondern zugleich auch als ein Arbeitswerkzeug sowohl für die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler als auch für Mitglieder der Hochschulverwaltung.

Von der Grundgedanke "Einmal erfassen, mehrfach nutzen" geleitet, soll die Verknüpfung der Informationen Forschungsmanagementprozesse verkürzen, harmonisieren und Entscheidungsprozesse der Verwaltung transparenter machen.

Die Verarbeitung der Daten wird im FIS durch ein Rollen- und Rechtekonzept geregelt werden, so dass unterschiedliche Nutzergruppen unterschiedliche Sichten auf die Daten haben. Die verschiedene Sichtbarkeitsstufen der erfassten Daten stellt sicher, dass nur am Verwaltungsprozess Beteiligte die Rechte haben, auf relevante Daten zuzugreifen. Dies garantiert den datenschutzkonformen Betrieb des FIS.

In einem FIS können Daten über Forschungsaktivitäten erfasst werden, also Metainformationen, z. B. über folgende Forschungsaktivitäten:

• Forschungsprojekte
• Publikationen und Patente
• Promotionen und Habilitationen
• Preise und Auszeichnungen
• Forschungsschwerpunkte und Kooperationen
• Forschungsinfrastrukturen

Forschungsinformationssystem (FIS) an der Hochschule RheinMain

Die Hochschule RheinMain beteiligt sich als erste hessische Hochschule für Angewandte Wissenschaft (HAW) innerhalb des Verbunds HeFIS an der Entwicklung und Weiterentwicklung des Moduls "FISinHIS" und integriert das FIS mit multiplen Ausgabe- und Analysefunktionalitäten innerhalb des Campusmanagementssystem der Hochschule „HISinOne“ des Anbieters HIS eG.

Als Genossenschaftler der HIS eG und Nutzer des Campusmanagementsystems "HISinOne" sehen wir die in der Entwicklung und Anwendung von "FISinHIS" die größten Potentiale in Bezug auf Integrations- und Vernetzungsmöglichkeiten der Software, in der Datenhaltung, den sicheren Betrieb und Weiterentwicklung hinsichtlich zukünftiger Anforderungen an ein FIS.

Aufgrund historisch gewachsener Strukturen und Anwendungen sowie verschiedenster Berichtsinteressen liegt aktuell eine bereite Heterogenität lokaler Systeme mit unterschiedlichen Inhalten, Datendefinitionen, rechtlichen Regelungen, technischen Lösungen, Austauschformaten, internen Funktionen und Nutzerkreisen im Bereich der Forschungsberichtserstattung an der Hochschule vor.

Zur Umsetzung des Projekts wird zunächst analysiert, in welcher Qualität die Datenbestände zu Personen, Forschungsprojekten, Publikationen und Promotionen vorliegen. Die bereits digitalisierten und bestehenden Datenbestände sollen aus anderen Systemen übernommen werden und die zentralen Prozesse abgebildet werden.

Außerdem soll durch die inhaltliche Erweiterung zur vollständig strukturierten Erfassung und Auswertung aller für die Kerndatensatzes Forschung (KDFS) relevanten Objekte in "HISinOne" das KDFS aus den bereits bestehenden Daten abgebildet werden.

Das FIS soll hierdurch Planungs-, Steuerungs- und Evaluierungsprozesse an der Hochschule RheinMain effektiv unterstützen und die Qualität und Quantität der Daten sicherstellen. Darüber hinausgehend soll mit dem FIS ein Werkzeug für die Öffentlichkeitsarbeit bereitgestellt werden, um Wissenschaftsinstitutionen, Politik, Wirtschaft, Presse und Interessengruppen zeitnah, umfassend und adressatengerecht über Forschungsaktivitäten an der Hochschule RheinMain zu informieren.

Mit dem FIS möchten wir folgende Ziele erreichen:

• Zusammenführung unterschiedlicher dezentraler Bestände an Forschungsinformationen in einem integrierten Forschungsinformationssystem
• Vereinfachung der Datenerfassung und – pflege dank Datenübernahme aus bestehenden IT-Systemen und digitalen Informationsquellen mit Arbeitserleichterung durch einmal Erfassung für mehrfache Nutzung
• Harmonisierung forschungsbezogener Daten durch Einbeziehung nationaler wie internationaler Standardisierungsprozesse (Kerndatensatz Forschung des Wissenschaftsrates)
• Stärkung der Wahrnehmung und Sichtbarkeit des Forschungsprofils der Hochschule in Wissenschaft und Öffentlichkeit

Kerndatensatz Forschung (KDFS)

Der Wissenschaftsrat hat im Januar 2016 die erste Spezifikation des Kerndatensatzes Forschung veröffentlicht. Diese Beschreibung stellt eine Empfehlung an die Hochschulen dar, welche Forschungsinformationen dauerhaft zum standardisierten Austausch vorgehalten werden sollten.

Die Hochschule RheinMain orientiert sich an dieser Empfehlung und entwickelt ihren integrierten Ansatz unter Berücksichtigung des Kerndatensatzes weiter.