Um Dokumente wie PDF, Formulare, Word-Dateien etc. barrierearm – im Idealfall barrierefrei – zu gestalten, sind einige Schritte bei der Dokumentenerstellung notwendig, bevor Sie diese Dokumente hochladen. 

Zusätzliche Aspekte wie ausreichende Farbkontraste und verständliche Sprache, die in Standards wie der EN 301 549 definiert sind, müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Anforderungen für barrierefreie PDFs:

• Die Metadaten sind in den Dokumenteigenschaften hinterlegt.
• Dateiname und Titel sind selbsterklärend.
• Das PDF enthält Tags für alle Inhalte, welche korrekt ausgezeichnet sind. Dazu gehören insbesondere Überschriften, Auflistungen, Absätze, Tabellen.
• Die Reihenfolge der Tag-Struktur ist nachvollziehbar. Alle Elemente erscheinen in einer logischen Lese-Reihenfolge.
• Für alle informativen Grafiken/Bilder sind entsprechende Alternativtexte hinterlegt.
• Alle nicht-inhaltstragenden Elemente sind als Artefakt gekennzeichnet (Auswahl "dekorativ"). Das gilt vor allem für Elemente, die sich auf jeder Seite wiederholen wie Kopf- oder Fußzeilen.
• Tabellen sind mit zusätzlichen Informationen versehen.
• Bei größeren und komplexen Dokumenten sind Lesezeichen vorhanden, welche eine Navigation im Dokument ermöglichen.
• Die Dokumenten-Hauptsprache ist korrekt hinterlegt. Größere Abschnitte in Fremdsprachen (Sprachwechsel) sind korrekt ausgezeichnet.
• Es sind möglichst keine Sicherheitsmechanismen aktiviert. Insbesondere ist der Zugriff durch assistive Technologien sowie das Kopieren von Text erlaubt.

Anforderungen für barrierfreie Word-Dokumente:

• Verwendung von eingebauten Formatvorlagen für Überschriften, Absätze und Listen.
• Logische Dokumentenstruktur mit korrekter Hierarchie der Überschriften.
• Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses für längere Dokumente.
• Nutzung gut lesbarer Schriftarten ohne Serifen.
• Ausreichend große Schriftgröße (mindestens 12 Punkt für Fließtext).
• Angemessener Zeilenabstand und Abstände zwischen Absätzen.
• Linksbündiger Text statt Blocksatz.
• Verwendung klarer und einfacher Sprache.
• Erklärung von Abkürzungen und Fachbegriffen.
   

Farben und Kontraste

• Hoher Kontrast zwischen Text und Hintergrund.
• Keine alleinige Verwendung von Farbe zur Informationsvermittlung.
• Verständlichkeit von Texten und Bildern auch in Schwarz-Weiß.
   

Bilder und Grafiken

• Hinzufügen von aussagekräftigen Alternativtexten für alle Bilder, Grafiken und SmartArt-Objekte.
• Verwendung von Tabellen nur für tabellarische Daten, nicht für Layout-Zwecke.
• Korrekte Kennzeichnung von Überschriftenzeilen und -spalten bei Tabellen.
• Versehen von Verlinkungen mit aussagekräftigen Linktexten.

Wie Sie konkret barrierefreie Word-Dokumente erstellen, erfahren Sie auf den Support-Seiten von Microsoft.

Dort wird ebenfalls erklärt, wie barrierefreie Powerpoint-Präsentationen erstellt werden. 

Vorteil: Aus barrierefreien Ursprungsdokumenten lassen sich einfacher barrierefreie PDFs generieren.