Vergabeverfahren und Wertgrenzen

Vergleichsangebote sind nicht erforderlich - Empfohlene Handlungsschritte:

• Beschaffung im HELF System
• oder bei üblichen Bezugsquellen
• Beschaffung über den zentralen Amazon-Business Account der HSRM

1. Vergleichsangebote sind erforderlich
2. Vor der Bestellung muss geprüft werden, ob die Produkte im HELF-System angeboten werden.
3. Dokumentation der Auswahlentscheidung in den eigenen Unterlagen
4. Beschaffungen außerhalb des zentralen HSRM Amazon Kontos sind unzulässig

Bestellungen werden zukünftig hochschulweit in SAP MM vorgenommen:

Ab 2.500 EURO netto kann der Vorgang in SAP MM von geschulten Besteller*in erfasst werden, 

Ab 10.000 EURO netto wird die Buchung der Bestellung in SAP MM verpflichtend durchgeführt.

1. Drei Vergleichsangebote einholen: Katalog und Internet
2. Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes beachten
3. Auftrag durch Bedarfsträger:in
4. Kopie an Einkauf
5. Bestellung im HELF oder SAP/MM System

1. Drei Vergleichsangebote einholen:
2. Schriftlich bei verschiedenen Anbietern
3. Eignungs- und Zuschlagskriterien festlegen
4. Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes
5. Auftragsfreigabe durch Bedarfsträger:in
6. Dokumentation, Vergabevorschlag, Angebote und Auftrag an Einkauf
7. Prüfung, Vervollständigung und Versendung durch Einkauf
8. Bestellungen über 10.000 € / netto müssen in SAP/MM erfasst werden

Förmliche Vergabeverfahren

1. Detaillierte Leistungsbeschreibung
2. Preisschätzung
3. Durchführung des Vergabeverfahrens unter Federführung Einkauf
4. Definition der Eignungs- und Wertungskriterien
5. Erstellung der elektronischen Vergabeakte durch Einkauf
6. Veröffentlichung der freihändigen Vergabe mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durch Einkauf
7. Auswertung der Angebote und Erstellung des Preisspiegels und des Vergabevorschlags durch die Bedarfsträger:innen, ggf. auch Budgetverantwortliche:n
8. Formale Prüfung und ggf. Vervollständigung durch Einkauf
9. Auftragserteilung durch das Präsidium

Öffentliche oder beschränkte Ausschreibung

1. Detaillierte Leistungsbeschreibung
2. Preisschätzung
3. Durchführung des Vergabeverfahrens unter Federführung Einkauf
4. Definition der Eignungs- und Wertungskriterien
5. Erstellung der elektronischen Vergabeakte durch Einkauf
6. Veröffentlichung durch Einkauf
7. Auswertung der Angebote und Erstellung des Preisspiegels und des Vergabevorschlags durch die Bedarfsträger:innen, ggf. auch Budgetverantwortliche:n
8. Formale Prüfung und ggf. Vervollständigung durch Einkauf
9. Auftragserteilung durch Präsidium
10. Prozessdauer voraussichtlich 6-8 Wochen

EU-Weites Vergabeverfahren       

1. Detaillierte Leistungsbeschreibung
2. Preisschätzung
3. Durchführung des Vergabeverfahrens unter Federführung Einkauf
4. Definition der Eignungs- und Wertungskriterien
5. Erstellung der elektronischen Vergabeakte durch Einkauf
6. Veröffentlichung durch Einkauf
7. Auswertung der Angebote und Erstellung des Preisspiegels und des Vergabevorschlags durch die Bedarfsträger:innen, ggf. auch Budgetverantwortliche:n
8. Formale Prüfung und ggf. Vervollständigung durch Einkauf
9. Auftragserteilung durch Präsidium
10. Prozessdauer voraussichtlich 3-4 Monate