Das Vergabeverfahren muss von Beginn an fortlaufend dokumentiert werden, dazu gehört z.B. die Marktrecherche, die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und interner Beratungen, der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen, der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen, sowie die Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag.Die Dokumentationspflicht ist durch den Transparenzgrundsatz (§ 97 Abs. 1 GWB) geboten, hier wird intern überprüft, ob die vorgesehenen Prozesse, Abstimmungen und Erwägungen der Hochschule RheinMain eingehalten wurden. Auch für Prüfungen durch Interne Revision, Rechnungshöfe und auch durch Zuwendungsgeber ist eine umfassende Dokumentation unerlässlich und muss im Prüfungsfall vorgelegt werden.

Produkte und Dienstleistungen sollen nur beschafft werden, wenn ein wirklicher Bedarf benötigt wird. Es sollten möglichst Alternativen zum Kauf eines neuen Produkts (z.B. gebrauchte Produkte, Leihservices etc.) in Betracht gezogen werden. Mit den Produkten soll sorgsam und sparsam umgegangen werden. Ebenfalls sollte beim Kauf die Nutzungs-, Wartungs- und Entsorgungskosten berücksichtigt werden. Ein Produkt soll möglichst qualitativ hochwertig, langlebig und reparierbar sein. Kurze Transportwege, eine Herstellung unter fairen Bedingungen, möglichst geringe Umweltauswirkungen und recyclingfähig oder biologisch abbaubar zeichnen einen guten Produktkauf aus.

• Video: „Nachhaltigkeit ist das neue Normal“ Link zu Youtube Video
• Video: „Umweltfreundliche öffentliche Beschaffung“ Link zu Youtube Video

Als zentrale Anlaufstelle für alle Beschäftigten und Studierenden bündelt das Nachhaltigkeitsbüro Ideen und Initiativen rund um das Thema Nachhaltigkeit und unterstützt die Hochschulangehörigen bei deren Umsetzung.

Die Regelungen für den Fremdfirmeneinsatz und dessen Geltungsbereich in der Hochschule RheinMain können Sie unter folgendem Link im QM-Portal >> Fremdfirmenregelung entnehmen.

Sollten Sie Gegenstände ins Ausland versenden oder von dort empfangen, dann müssen Sie die Zollvorschriften für Import und Export von Gütern und Dienstleistungen eigenverantwortlich beachten, nachweislich dokumentieren und archivieren. Ein zentraler Zollbeauftragter wird an der Hochschule RheinMain nicht angeboten. 

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass von der Hochschule nur solche Rechnungen bezahlt werden können, die den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften in Deutschland entsprechen. Reichen Sie solche Rechnungen zeitnah ein, da eine gesonderte steuerliche Behandlung innerhalb der Buchhaltung (Sachgebiet II.3) erforderlich ist. 

Die Angabe der Zollnummer (EORI NR.) der Hochschule ist unerlässlich: EORI   DE 64 27 138.

Es muss sichergestellt werden, dass die Ware in Empfang genommen werden kann. 

Beiliegende Lieferscheine sind entsprechend der erhaltenen Stücke (Wareneingang) Position für Position zu prüfen. Dies ist mit Datum und Unterschrift/Kurzzeichen zu vermerken. Der geprüfte Lieferschein stellt die Grundlage der Rechnungsprüfung in EVER (Elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen, xFlow) dar. 

1. Wenn die Beschaffung über den Einkauf erfolgt ist: Lieferschein innerhalb von 3 Arbeitstagen zwecks elektronischer Erfassung des Wareneingangs per Mail an den Einkauf weiterleiten einkaufspam prevention@hs-rm.de.
2. Wenn die Beschaffung selbst in HELF durchgeführt wurde, Wareneingang in HELF erfassen. Wenn nicht in HELF, geprüften Lieferschein zusammen mit der zugrundeliegenden Bestellung aufbewahren.

Die Vergabeakte beinhaltet: Bedarfsanforderung, Leistungsbeschreibung, Angebote, Auswertung und Auftragserteilung, inkl. Schriftverkehr, Lieferschein.

Die zentrale Beschaffungsstelle ist für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) verantwortlich. Hierzu wird das Datum der Auftragserteilung / Nachtragsaufträge sichtbar vermerkt (Ordnername / Dateiname)

Bei dezentraler Beschaffung gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren für Beschreibung des Bedarfs, Angebote, Angebotsvergleich und Entscheidung, Bestellung/ Beauftragung und Lieferschein.

Bedarfsträger:innen sind dazu angehalten die Vertragsverwaltung nach Abschluss des Verfahrens eigenverantwortlich zu archivieren. Bei Dauerverträgen muss regelmäßig kontrolliert werden, ob beide Parteien sich an die vereinbarten Absprachen und Fristen halten. Wenn sich die Laufzeit des Vertrags dem Ende nähert, muss rechtzeitig geprüft werden, ob der Vertrag verlängert wird (zu gleichen oder neu zu verhandelten Konditionen falls möglich), auslaufen kann oder sogar aktiv gekündigt werden muss.