Glossar
A-Z
Es werden drei Vergleichsangebote benötigt, welche in einer einheitlich E-Mail am selben Tag anzufragen sind (Beachtung der Wertgrenzen):
Genaue Leistungsbeschreibung des Bedarfs, Produktanforderung
Frist zur Angebotsabgabe
Gewünschten Leistungs- oder Lieferzeitraums
Information über die Zahlungsbedingungen
Angaben zum Zuschlagkriterium z. B Preis
Ansprechpartner/Kontaktmöglichkeiten definieren
Anfrage zu allgemeinen Informationsmaterial / ggf. Beratung
In Kenntnisnahme der aktuellen BVB (Im Anhang beizufügen)
Es ist das Ablaufdatum der Angebote zu achten, nach Ablauf müssen diese aktualisiert vorgelegt werden
Nach Angebotseröffnung zu einem festgelegten Termin, im Vier-Augen-Prinzip, erfolgt die Prüfung und Wertung des Angebotes in vier Schritten:
Vollständigkeit
Rechnerische Richtigkeit
Formale Prüfung
Angemessenheit des Preises
Mit der Erteilung des Zuschlags kommt der Vertrag zustande
Gegenstand ist die Leistungsbeschreibung, Absprachen zur Vertragsdurchführung, sowie der Angebotspreis
Nach Zuschlagserteilung werden die unterlegenen Bieter hierüber unverzüglich informiert
die genaue Ermittlung des Beschaffungsbedarfs für die Definition des Auftragsgegenstandes ist unbedingt erforderlich Die Anforderungen werden unter Betrachtung folgender Gesichtspunkte festgelegt:
Welche Leistung soll beschafft werden?
• Welche Qualitätsstufe wird benötigt?
• Welche Mengen sollen beschafft werden?
• Über welche Zeiträume soll beschafft werden?
• Über welchen Zeitraum soll eine Dienstleistung erbracht werden?
• Welche Vertragsbedingungen müssen/sollen Anwendung finden?
Gibt es besondere Umstände, die bei der geplanten Beschaffung zu berücksichtigen sind und die Einfluss auf die Bieter und deren Angebote haben?
Denn Grundlage einer seriösen Schätzung des Auftragswertes ist, dass der Beschaffungsgegenstand bzw. die Beschaffungsleistung, der Umfang, die Anzahlen und die Laufzeiten bekannt sind bzw. realistisch geschätzt werden.
werden Behörden, Institutionen und sonstige Verwaltungen verstanden, die eine Nachfrage an einem konkreten Gut oder einer konkreten Dienstleistung haben
Innerhalb der Binde-/Zuschlagsfrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden, diese beginnt mit dem Ende der Angebotsfrist. Bei Verzögerung der Zuschlagserteilung ist von der Vergabestelle auf Verlängerung der Angebotsbindung zu achten
Bedarfsträger*in und Einkauf erarbeiten diese gemeinsam
Die Bieter haben nachzuweisen, dass sie für die Ausführung des Auftrages grundsätzlich geeignet sind
Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und beziehen sich auf die Befähigung und Erlaubnis der Berufsausübung
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Fachkunde
Die Finanzierung der Liefer- oder Dienstleistung muss geklärt und gesichert sein, bevor die Entscheidung getroffen wird, den Beschaffungsprozess zu beginnen (Angebotseinholung), spätestens aber zum Zeitpunkt der Veröffentlichung
Fristen sind den Verhandlungsvergaben angemessen für den Bewerber-/ Bieterkreis einzurichten.
Fristen für die förmlichen Verfahren sind vorgegeben.
Im Unterschwellenbereich müssen 6-10 Wochen nach Veröffentlichung für das Vergabeverfahren eingeplant werden.
Im Oberschwellenbereich ab drei Monaten zur Durchführung eines EU-weiten Verfahrens, je nach Verfahrenswahl, nach Veröffentlichung
Erstellung durch Bedarfsträger*in
Detaillierte Beschreibung der zu beschaffenden Leistungen oder Produkte
Formulierungen sind grundsätzlich produktneutral zuhalten
Die Beschreibung muss von allen Bewerbern im gleichen Sinn verstanden werden, um die eingehenden Angebote miteinander vergleichen zu können
Überblick, der auszuführenden Leistungen, der örtlichen Verhältnisse, des zeitlichen Ablaufs der Leistungen
Gütemerkmale, z. B. Zertifikate und Standards können verlangt werden
Es ist zu prüfen, ob die im Verfahren zu beschaffenden Leistungsgegenstände aus fachlicher und aus wirtschaftlicher Sicht getrennt beschafft werden können.
Die Leistungsgegenstände können dann unabhängig voneinander beauftragt werden.
Die Losvergabe erhöht den Wettbewerb und kann zu einem wirtschaftlicheren Ergebnis für die Hochschule führen.
Im Rahmen der Markterkundung wird insbesondere Folgendes geprüft:
Welche Anbieter und Produkte sind auf dem Markt verfügbar?
In welcher Form kann ich das Produkt erwerben, z.B. Kauf, Leasing etc.
Werden Zusatzleistung angeboten, z.B. Wartung, Service u.a.
Welche Distributionswege werden für das gewünschte Produkt angeboten (Hersteller/Vertrieb)
Im Rahmen der Markterkundung können auch Schätzwerte für den Beschaffungsgegenstand und die anfallenden laufenden Kosten erfragt werden
Wird eine Dienst-oder Lieferleistung über eine längere Vertragsdauer beschafft, fließen in die Preisschätzung die Anschaffungskosten und die laufenden Kosten für die Gesamtlaufzeit in die Schätzung mit ein. Man geht dabei von einer Höchstlaufzeit von 48 Monaten aus.
Vorauswahl von Unternehmen, die später eine Angebotsabgabe machen dürfen.
Bei beschränkten Ausschreibungen können Auftraggeber:innen ein zweistufiges Vergabeverfahrennutzen. Im ersten Schritt wird der Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Dieser gibt dem oder der Auftraggeber:in die Möglichkeit, geeignete Bieter:innen für die Ausschreibung zu ermitteln
Um einen Beschaffungswunsch in den Markt zu bringen, Anbieter zu finden und Angebote zu erhalten, müssen folgende Punkte erfüllt werden.
- Vorliegen einer produktneutralen Leistungsbeschreibung
- Erlangen ausreichender Marktkenntnis, ggf. infolge einer Markterkundung
- Preisschätzung des Auftragswertes
- Finanzierung muss gewährleistet sein
Hintergrund der notwendigen Vergabereife ist, dass Bieter erwarten können, dass das Ziel eines Vergabeverfahrens die Auftragserteilung ist.
Kommt die bestellte Ware an, ist dies auf jeden Fall zu dokumentieren und die Lieferung sorgfältig zu überprüfen. Die wichtigsten Fragen sind dabei:
Entspricht die Lieferung der Bestellung?
Stimmt die Lieferung mit den Angaben auf dem Lieferschein überein?
Sind Transportschäden festzustellen?
Passt die Qualität der Produkte oder gibt es Mängel?
Zuschlagskriterien beziehen sich auf das Angebot
Jede Beschaffung steht unter dem Gebot der „Wirtschaftlichkeit“
Neben dem Preis können z.B. qualitative, soziale oder umweltbezogene Aspekte sowie Nachhaltigkeit angemessen berücksichtigt werden
Organisation und Qualifikation des mit dem Auftrag betrauten Personals sind in der Veröffentlichung der Vergabeunterlagen bekannt zu machen
Die Gewichtung der einzelnen Zuschlagskriterien ist anzugeben
Achtung: Sind keine Kriterien aufgeführt, entscheidet allein der Preis zu 100%!
Das günstigste Angebot ist nicht immer das wirtschaftlichste!