Haufige Fragen und Antworten zur Dienstwagenbuchung
Haufige Fragen und Antworten zur Dienstwagenbuchung
1.1 Wer kann die Fahrzeuge nutzen?
Die Fahrzeuge können von allen Beschäftigen der Hochschule RheinMain für dienstliche Fahrten genutzt werden, sofern jene im Besitz einer gültigen Fahrberechtigung sind und zuvor an einer Unterweisung teilgenommen haben. Ohne Unterweisung ist die Buchung von Fahrzeugen nicht möglich. Gemäß der Vorschriften des Landes Hessen stehen die Fahrzeuge für Honorarprofessor:innen und Lehrbeauftragte nicht zur Verfügung.
1.2 Welche Fahrzeuge stehen zur Verfügung?
Die Hochschule RheinMain hat fünf Dienstwagen, die den Beschäftigten zur Verfügung stehen: vier Opel Corsa E und einen Toyota Corolla hybrid.
1.3 Wie viele Plätze haben die Fahrzeuge?
- 4 Opel Corsa E 5 Sitzplätze vollelektrisch
- 1 Toyota Corolla 5 Sitzplätze hybrid
1.4 Wo stehen die Fahrzeuge?
- Campus Kurt-Schumacher-Ring: Zwei Opel Corsa E stehen im hinteren Teil des Beschäftigten-Parkplatzes am Gebäude B.
- Campus Unter den Eichen: Ein Toyota Corolla steht auf dem Parkplatz vor Gebäude B2.
- Campus Rüsselsheim: Zwei Opel Corsa E stehen auf dem Parkplatz vor Gebäude A.
1.5 Wo erhalten ich Informationen zum Datenschutz?
Melden Sie sich in der App oder der Webseite https://my.fleetster.de an und öffnen Sie Ihr Profil, unter Info finden Sie die Informationen zum Datenschutz oder öffnen Sie gleich die Datenschutzerklärung.
1.6. Mein Account ist deaktiviert. Was kann ich tun?
Ihr Benutzerkonto wird erst nach der Unterweisung aktiviert und somit für die Dienstwagenbuchung freigegeben. Wenden Sie sich für Unterweisungen an Flottenmanagement@hs-rm.de
2.1 Wie kann ich mich für die Unterweisung anmelden?
Vereinbaren Sie einen Termin mit Flottenmanagement@hs-rm.de. Die Unterweisung dauert nur rund 20 Minuten, in denen alles Wichtige rund um die Fahrzeuge und die Buchung erklärt wird.
2.2 Wo kann ich die Fahrzeuge buchen?
Die Buchung der Fahrzeuge erfolgt über die Buchungssoftware fleetster unter
- https://my.fleetster.de oder
- mit der fleetster-App, die Sie im App-Store Ihres Smartphones herunterladen können.
Wenn Sie nicht die Smartphone-App nutzen möchten, brauchen Sie zum Öffnen der Fahrzeuge einen RFID-Chip. Diesen erhalten Sie über Flottenmanagement@hs-rm.de.
2.3 Wie kann ich mich registrieren?
Jede:r Beschäftigte erhält automatisch im Juni 2021 beziehungsweise zu Beginn ihres:seines Beschäftigungsverhältnisses eine E-Mail von: fleetster | Corporate CarSharing <donotreply@fleetstermail.de>
Klicken Sie auf den Link zu https://my.fleetster.de und melden Sie sich mit Ihrer Hochschule-E-Mail-Adresse und dem in der fleetster-E-Mail angegebenen Passwort an. Bitte ändern Sie Ihr Passwort nach dem ersten Log-In.
Ihr Benutzerkonto ist zunächst deaktiviert und wird erst nach erfolgter Unterweisung freigeschaltet.
2.4 Ich habe keine E-Mail von fleetster zur Registrierung bekommen. Was kann ich tun?
Wenden Sie sich an Flottenmanagement@hs-rm.de.
2.5 Ich bin neu an der Hochschule. Wie kann ich mich registrieren?
Sie sollten in den ersten Tagen Ihres Beschäftigungsverhältnisses eine E-Mail erhalten von: fleetster | Corporate CarSharing <donotreply@fleetstermail.de> .
Klicken Sie auf den Link zu https://my.fleetster.de und melden Sie sich mit Ihrer Hochschule-E-Mail-Adresse und dem angegebenen Passwort an. Bitte ändern Sie Ihr Passwort nach dem ersten Log-In.
Zur Buchung werden Sie erst nach erfolgter Unterweisung freigeschaltet.
Sollten Sie keine E-Mail erhalten, melden Sie sich bei Flottenmanagement@hs-rm.de.
2.6 Wie kann ich ein Fahrzeug buchen?
Es gib zwei Möglichkeiten: Melden Sie sich im Buchungsportal unter https://my.fleetster.de oder in der App an
- Webseite
Um ein Fahrzeug zu buchen, klicken Sie auf den dunkelblauen Kreis.
Wählen Sie Ihren Startpunkt, das Datum und die Uhrzeit Ihrer Dienstreise aus und bestätigen Sie diese Angaben durch einen Klick auf den Pfeil. Wiederholen Sie den Vorgang mit den Angaben für die Rückgabe Ihres Fahrzeugs.
Geben Sie Ihre voraussichtliche Fahrtstrecke an, indem Sie auf der Skala den entsprechenden Werts auswählen.
Wählen Sie dann „Alle Fahrzeuge anzeigen“. Ihnen werden nun die verfügbaren Fahrzeuge im entsprechenden Zeitraum angezeigt. Mit Klick in die entsprechende Spalte können Sie das jeweilige Fahrzeug auswählen. Klicken Sie dann noch „Ladepuffer kalkulieren“ und „Jetzt buchen“.
Sie erhalten nun eine Buchungsbestätigung per E-Mail.
Buchung mit der App © fleetster-App
- App
Öffnen Sie die App und wählen Sie das Feld „Geschäfts-Buchung".
Geben Sie Ihren Standort, Datum und Uhrzeit sowie die geschätzte Länge der Strecke ein. Klicken Sie auf „Weiter".
Ihnen werden nun die verfügbaren Fahrzeuge angezeigt. Klicken Sie auf ein Fahrzeug, um es auszuwählen.
Es wird Ihnen eine Übersicht Ihrer Buchung angezeigt. Bestätigen Sie diese mit „Buchen".
2.7 Ich möchte nicht mein Privathandy nutzen. Welche Möglichkeiten habe ich?
Die Buchung kann über die Webseite https://my.fleetster.de erfolgen. Das Öffnen und Schließen der Fahrzeuge erfolgt mit Hilfe eines RFID-Aufklebers.
Die RFID beantragen Sie bei Flottenmanagement@hs-rm.de. Sie erhalten dann einen Aufkleber, den Sie beispielsweise auf Ihren Führerschein oder ein beliebiges anderes Objekt kleben.
2.8 Ist es zulässig einen Aufkleber auf den Führerschein zu kleben?
Ja, solange durch den Aufkleber keine Eintragungen des Führerscheins verdeckt werden.
2.9 Muss die Person, die das Fahrzeug bucht, auch fahren?
Ja, eine Buchung für andere ist nur in Ausnahmefällen möglich.
2.10 Nach welchem Prinzip erfolgt die Vergabe?
Die Vergabe erfolgt nach dem Prinzip: Wer zuerst bucht, fährt zuerst.
2.11 Ich habe ein Fahrzeug gebucht, benötige es aber nun doch nicht. Was muss ich tun?
Sie können in unserer Buchungssoftware den Termin selbstständig löschen. Gehen Sie dafür unter „Meine Buchungen“, wählen Sie die entsprechende Buchung aus, klicken Sie auf „stornieren“ und bestätigen Sie dies mit „Ja“.
2.12 Gibt es eine Mitfahroption? Sehe ich in der Software, wer die Fahrzeuge gebucht hat und für welchen Zweck?
Eine Mitfahroption gibt es nicht. Im Buchungskalender wird angezeigt, wer welches Fahrzeug gebucht hat. Wohin die Fahrt geht, können Sie jedoch nicht einsehen.
2.13 Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?
Öffnen Sie die App oder das Webportal unter https://my.fleetster.de und klicken Sie auf „Passwort vergessen". Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Passwort wiederherstellen" beziehungsweise „E-Mail senden". Sie erhalten dann eine E-Mail von fleetster mit einem Code, den Sie in der App eingeben können oder mit einem Link, um ein neues Passwort zu vergeben.
3.1 Woher bekomme ich den Schlüssel bzw. wie erhalte ich Zugang zu dem Fahrzeug? Wo und wann muss ich diesen wieder abgeben?.
Die Fahrzeugschlüssel befinden sich im Fahrzeug im Handschuhfach und verbleiben auch dort. Sie können das Fahrzeug entweder
- mit Ihrer persönlichen RFID-Karte oder
- mit der fleetster-Smartphone-App
öffnen.
- Mit RFID-Karte
Über Flottenmanagement@hs-rm.de können Sie einen RFID-Zugang beantragen. Dieser wird Ihnen in Form eines Aufklebers ausgegeben, der zum Beispiel auf den Führerschein oder jedes andere beliebige Medium geklebt werden kann. Die RFID wird Ihrem fleetster-Account zugeordnet. Haben Sie ein Fahrzeug gebucht, können Sie es mit der RFID-Karte öffnen. Halten Sie die Karte dafür von außen an die linke untere Ecke der Windschutzscheibe, hier ist ein entsprechender Leser im Fahrzeug angebracht.
Wenn Sie das Fahrzeug während des gebuchten Termins verlassen, müssen Sie den Fahrzeugschlüssel mitnehmen. Erst wenn Sie das Fahrzeug auf dem Parkplatz der Hochschule final abstellen und zurückgeben, verschließen Sie es wieder mit Ihrer Karte.
Buchung starten © fleetster-App
- Mit App
Haben Sie ein Fahrzeug gebucht, wird Ihnen die Buchung auf der Startseite der App angezeigt, außerdem unter „Buchungen“. Wählen Sie „Buchung starten“. Klicken Sie anschließend auf „Schlüssel ausleihen“ und öffnen Sie das Fahrzeug mit dem Symbol des geöffneten Schlosses. Die Fahrt kann beginnen.
Wenn Sie das Fahrzeug verlassen, nehmen Sie den Schlüssel aus dem Handschuhfach mit.
Erst wenn Sie das Fahrzeug auf dem Parkplatz der Hochschule final abstellen, wählen Sie „Fahrt beenden“ und „Schlüssel zurückgeben“.
Unter diesem Link finden Sie auch ein Video, das das Öffnen per App erklärt.
3.2 Der Fahrzeugschlüssel verbleibt im Fahrzeug? Ist es dann nicht einfach das Fahrzeug zu stehlen?
Nein. Das Fahrzeug ist abgeschlossen, entweder über die App oder über RFID. Falls sich jemand dennoch Zutritt verschafft und den Schlüssel aus dem Handschuhfach entnimmt, kann das Fahrzeug nicht gestartet werden, weil keine Buchung vorliegt. Das Fahrzeug startet nur, wenn auch eine gestartete Buchung vorliegt.
3.3 Wenn ich ein Auto gebucht habe, kann ich z. B. Studierende, studentische bzw. wissenschaftliche Hilfskräfte oder Gäste mitnehmen?
Alle Beschäftigten, für die die Fahrt eine Dienstreise darstellt, können gemeinsam in einem Fahrzeug fahren.
Beschäftigte, für die die Fahrt keine Dienstfahrt darstellt, sowie Privatpersonen dürfen in Dienstfahrzeugen nur dann mitgenommen werden, wenn dies im Interesse des Landes liegt.
3.4 Gibt es in den Fahrzeugen Zugangsberechtigungen für die anderen Standorte der Hochschule? Gibt es spezielle Parkplätze für die Fahrzeuge (z. B. zum Laden der E-Fahrzeuge)
Alle Dienstfahrzeuge erhalten Zugangsberechtigungen für die Parkflächen der anderen Campus.
Jedes Fahrzeug hat am zugewiesenen Standort einen festgelegten Parkplatz, an den anderen Standorten jedoch nicht. Die Ladesäulen können genutzt werden. Dienstfahrzeuge haben an den Ladesäulen Vorrang.
3.5 Wenn ich unterwegs feststelle, dass ich länger brauche, was kann ich tun?
Wenn Sie die App nutzen, können Sie Ihre Buchung aufrufen und verlängern. Das ist nur möglich, wenn das Fahrzeug nicht im Anschluss gebucht ist oder anschließende Buchungen auf ein anderes Fahrzeug ausweichen können.
3.6 Kann man nachvollziehen, welche Strecke ich gefahren bin?
Nein, die gefahrenen Strecken werden nicht aufgezeichnet. Administrator:innen können jedoch den aktuellen Standort der Fahrzeuge sehen.
3.7 Muss ich das Fahrtenbuch pflegen?
Ja, das Fahrtenbuch muss gepflegt werden.
3.8 Wie weit kann ich mit den Fahrzeugen fahren?
Die vollelektrischen Fahrzeuge haben laut Hersteller eine Reichweite von 300 km. Da die Reichweite von vielen Faktoren, wie dem Wetter oder Ihrem individuellen Fahrverhalten abhängig ist, sollten Sie Fahrten ohne Zwischenladung mit maximal 250 km planen. Bei der Buchung wird die maximale Reichweite der Fahrzeuge entsprechend berücksichtigt.
4.1 Was ist beim Abstellen zu beachten?
Wenn Sie das Fahrzeug final auf dem Parkplatz der Hochschule zurückgeben, denken Sie bitte an Folgendes:
- Der Schlüssel muss sich im Handschuhfach befinden.
- Verschließen Sie das Auto mit der RFID-Karte oder der App.
- Schließen Sie das Fahrzeug an die Stromversorgung an, sofern es sich nciht um den Toyota Corolla handelt.
4.2 Was ist beim Laden der E-Fahrzeuge zu beachten?
Schließen Sie das Fahrzeug nach der Fahrt wieder an die Stromversorgung an. Öffnen Sie dazu am Fahrzeug die Klappe der Steckdose. Stecken Sie das eine Ende des Kabels in die Steckdose der Ladesäule, das andere in das Auto. Die Ladesäule bestätigt, ob der Ladevorgang erfolgreich gestartet wurde.
Die Steckdose befindet sich
- Corsa: hinten links
- Corolla: hat keine Steckdose, da es sich um ein Hybrid-Fahrzeug handelt
Nehmen Sie das Kabel auf Ihrer Fahrt im Kofferraum mit. Vielleicht ergibt sich unterwegs die Möglichkeit, das Fahrzeug aufzuladen.
4.3 Wie funktioniert das Laden an der Innogy Ladesäule?
- Den Ladevorgang starten
- Stecken Sie das Ladekabel an der Ladesäule ein
- Stecken Sie das Ladekabel am Auto ein
- Halten Sie die Karte vor den Kartenleser an der Ladesäule, die Karte finden Sie bei den Fahrzeugunterlagen im Handschuhfach oder in der Mittelkonsole
- grünes Blinken: alles okay
- rotes Blinken: die Karte ist nicht berechtigt oder konnte nicht gelesen werden - Der Ladevorgang beginnt, die LED leuchtet blau
- Den Ladevorgang beenden
- Halten Sie die Karte vor den Kartenleser an der Ladesäule, die blaue LED erlischt
- Entriegeln Sie das Fahrzeug und trennen Sie Auto und Ladekabel
- Trennen Sie Ladesäule und Ladekabel
- Störungen
Bei einer Störung blinkt oder leuchtet die LED rot. Notieren Sie sich die Ladepunktnummern und informieren Sie die Hotline.
5.1 Was mache ich, wenn ich einen Unfall habe?
Verhalten Sie sich gemäß der StVO. Das heißt: anhalten, Unfallstelle absichern, Hilfe leisten, notwendige Fahrzeugdaten austauschen. Nutzen Sie zur Information der Gegenseite die gelbe Karte, die Sie bei den Fahrzeugunterlagen im Handschuhfach finden. Benachrichtigen Sie die Polizei. Äußern Sie sich an der Unfallstelle nicht zur Schuldfrage.
Im Anschluss hat eine Schadensmeldung an die Schadensbearbeitung zu erfolgen. Hierzu ist eine Unfallskizze (ggf. mit Fotos) und eine Beschreibung des Unfallhergangs erforderlich. Flottenmanagement@hs-rm.de unterstützt Sie dabei gerne.
5.2 Das Auto hat einen Defekt. An wen kann ich mich wenden?
Wenn Sie Ihre Buchung in der App beenden, können Sie Schäden erfassen.
Wenden Sie sich ansonsten an Flottenmanagement@hs-rm.de.
Sollten Sie unterwegs Hilfe brauchen, finden Sie die wichtigsten Notfallnummern im Handschuhfach.