EVER
EVER - Elektronische Verarbeitung von Eingangs-Rechnungen
Mit EVER soll die Anzahl der eingehenden Papierrechnungen weiter verringert werden. Rechnungen werden nun entweder direkt im digitalen Format in einem E-Mail-Postfach empfangen und weiterverarbeitet, oder aber aus den Papierrechnungen wird, durch Scannen, ein digitaler Datensatz, der - gegengleich zur elektronischen PDF- bzw XRechnung - weiterbearbeitet wird.
Unsere zentralen Posteingänge für Rechnungen lauten:
- PDF-Rechnungen an rechnungseingang@hs-rm.de oder
- X-Rechnungen an xrechnung@hs-rm.de oder
Papierrechnungen an
Hochschule RheinMain
Postfach 3251
65022 Wiesbaden
der Elektronischen Verarbeitung von Eingangs-Rechnungen
EVER - Sprechstunden und Schulungen
| Donnerstag, 19. Februar 2026 | 10 - 11 Uhr |
| Donnerstag, 5. März 2026 | 10 - 11 Uhr |
| Donnerstag, 19. März 2026 | 10 - 11 Uhr |
Ziel von EVER - Elektronische Verarbeitung von EingangsRechnungen - ist die Digitalisierung und elektronische Weiterbearbeitung von Rechnungen für einen schnelleren und effizienteren Rechnungsdurchlauf innerhalb der Hochschule.
- Hier wird die erste Validierung der Daten durch die Kolleginnen und Kollegen der Buchhaltung vorgenommen:
- Extraktion der relevanten Daten aus den digitalen Rechnungen zur Anlage eines Datensatzes in SAP
Analyse und Prüfung der digitalisierten Daten aus der Rechnung
Sie vorerfassen die elektronischen Rechnungen bevor Sie an die zuständigen sachlichen Prüferinnen und Prüfer weitergeleitet werden.
- Sachliche Prüfung der Rechnung:
- Bei der sachlichen Prüfung wird dann, durch den zuständigen Prüfer, die sachliche Richtigkeit bestätigt oder abgelehnt.
Außerdem kann hier bei FI-Rechnungen auch ein Kontierungsvorschlag mitgegeben werden.
Danach geht der Beleg zurück zur Buchhaltung zur Vervollständigung.
- In der Vervollständigung wird der SAP-Beleg vervollständigt und gesichert und der Rechnungsdatensatz dann in die Aufgabe: Freigabe geschickt.
- Dies ist die digitale Genehmigungsfreigabe zur Bezahlung der eingegangen Rechnung durch Kostenverantwortliche:
- Hier obliegt es nun dem Kostenverantwortlichen diese Rechnung entweder zur Buchung freizugeben,
oder mit einer Begründung abzulehnen.
Durch diese Freigabe wird nun der Rechnungsdatensatz automatisch verbucht und zur Zahlung freigegeben.
Wie nutze ich EVER?
Die Aufgabe sachliche Prüfung:
Ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschule erhalten die Rolle AVAG. Hiermit wird bestätigt, dass die Menge und der Preis auf der Rechnung mit der Bestellung übereinstimmen und dass die Ware und/oder Dienstleistung entgegengenommen wurde. Auch kann hier die Zuordnung zur Auftragsnummer / Kostenstelle geprüft, geändert oder hinterlegt werden. Details finden Sie im Flyer hier
Dies geschieht bei Rechnungen mit Bestellbezug über die Rollen LVAG / LGPO hier sind die Aufgaben etwas anders gelagert, da hier die Zuordnung zur Auftragsnummer / Kostenstelle nicht mehr geändert werden kann. Hier kann der Wareneingang erfasst bzw. bei Preissperren deren Ursache geklärt und behoben werden. Bei den Rechnungen mit Bestellbezug ist keine nachträgliche Freigabe mehr notwendig, da hier die Genehmgigung des Kontenverantwortlichen bereits bei der Bestellung gegeben wird.
Die Aufgabe Freigabe:
Ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschule erhalten die Rolle AREL. Hier wird bestätigt, dass die Rechnung der korrekten Auftragsnummer/ Kostenstelle zugeordnet ist und es erfolgt die Freigabe des Beleges zur Buchung und zur Zahlung. Details finden Sie im Flyer anbei
EVER Glossar
A
Soll ein User die Tätigkeit der Freigabe bei FI-Rechnungen [=Rechnung ohne SAP-Bestellbezug] wahrnehmen, so benötigt er die Rolle AREL.
Die Aufgabe Freigabe bestätigt, dass die Rechnung der korrekten Auftragsnummer / Kostenstelle zugeordnet ist und durch die Freigabe des Beleges wird die Rechnung zur Buchung und zur Zahlung autorisiert. Dabei ist das vier Augen Prinzip zu gewährleisten. Ein sachlich richtig Prüfer / Kontierer (AVAG) bei einer Rechnung kann nicht auch sachlich richtig Zeichner (AREL) der Rechnung sein.
Soll ein User die Tätigkeit der sachlich, rechnerischen Prüfung bei FI-Rechnungen wahrnehmen, so wird die Rolle AVAG benötigt. Hier wird bestätigt, dass die Menge und der Preis auf der Rechnung mit der Bestellung übereinstimmen und dass die Ware und/oder Dienstleistung entsprechend der Angaben auf der Rechnung entgegengenommen wurde.
L
Die Aufgabe LGPO dient zur Aufhebung von Bearbeitungssperren:
- Mengen Sperre - Fehlende Wareneingangsbuchung. Wenn die Buchung in HELF nicht vor dem Rechnungseingang im EVER System erfolgt ist, dann kann ion der LGPO dieser Wareneingang in EVEr erfasst werden, was in dem Moment auch gemacht werden sollte.
- Preis Sperre - Auch wenn eine Preisabweichung von Bestellung zu Rechnung zu lasten der HSRM erfolgt ist, wird diese Aufgabe angesprochen. Ist die Ware teure als in der Bestellung, muss geprüft werden, warum dies der Fall ist:
- Zur Lösung kann dann entweder die Rechnung an den Lieferanten zurückgegeben werden, wenn die Preisabweichung nicht begründet ist. Senden Sie dazu eine E-Mail aus EVER an den Lieferanten.
- Oder man kann - nur über SAP - den Bestellpreis anpassen - wenn Sie dies nicht selber können, wenden Sie sich bitte für Unterstützung an den Einkauf@hs-rm.de
Die Rolle LVAG ist die MM - Rechnungsprüfung. Hierhin wird geroutet, wenn bei der Sachlich richtig Prüfung / Kontierung etwas schief gegangen ist, wie zum Beispiel Ungeplante Nebenkosten auf der Rechnung, die nicht in der Bestellung enthalten waren.
Bei solchen Ungeplanten Nebenkosten muss diese Preisabweichung zur Bestellung geprüft und als in Ordnung gekennzeichnet werden. Diese Kosten werden dann über die in der Bestellung hinterlegte Kontierung abgerechnet.
M
Wir bitten um Geduld
R
Der Empfänger einer Rückfrage muss eine Antwort im Textbereich eingeben und die Rechnung dann an den anfragenden Bearbeiter, über die Schaltfläche Beantworten, zurückgeben. Vorher kann der Angefragte auch noch einen Anhang an diesen Rechnungsvorgang anhängen oder eine Mail mit der Rechnung als Anhang versenden.
Nach Abschluss der Rückfrage – also ein neuer Text als Antwort vom Befragten ist eingegeben und über Beantworten an den Fragesteller zurückgesendet – steht die Aufgabe der Rechnungsbearbeitung wieder dem ursprünglichen Bearbeiter – demjenigen, der die Rückfrage gestellt hat – zur Verfügung.
ACHTUNG: Der Empfänger der Rückfrage kann die Rechnung nicht bearbeiten!
Voraussetzung zur Absendung einer Rückfrage: Der aktuelle Bearbeiter der Rechnung hat eine Frage im Bereich Text eingegeben.
Nun kann der Bearbeiter der Rechnung auf die Schaltfläche Rückfrage gehen, um dort einen anderen Benutzer auszuwählen. An den ausgewählten Benutzer wird nun die Rechnung gesendet, dabei behält aber der Anfragende die aktuelle Aufgabe in der Rechnungsbearbeitung bei sich und der Angefragte kann nur eine Textantwort mit noch eventuell 1-n Anhängen zurücksenden.
Hier sieht man nun das Fenster - Auswählen: Nutzer - zur Auswahl der Person oder Benutzergruppe, an die die Rückfrage gesendet werden soll.
W
Über die Schaltfläche Weiterleiten gibt man die Aufgabe der sachlichen Prüfung an die ausgewählte Person oder Benutzergruppe ab. Voraussetzung ist, man muss einen Kommentar im Bereich Text erfassen. Zur Auswahl stehen alle, die in der Benutzerverwaltung die notwendige Rolle besitzen.
Wenn man eine Rechnung hat gibt es mehrere Möglichkeiten, diese Rechnung an andere Personen "Weiterzuleiten":
- Zum einen gibt es den Weg, an einen Benutzer, der die gleichen Rollen und Rechte hat, eine Aufgabe direkt weiterzuleiten, wenn diese Aufgabe von dieser Person bearbeitet werden soll. Weiterleiten
- Zum anderen gibt es die Möglichkeit die zu bearbeitende Rechnung an eine Person weiter zu leiten, die hier nur eine Frage dazu beantworten soll, da sie die notwendigen Rollen und Rechte zur Bearbeitung nicht hat - das heißt im EVER Umfeld Rückfrage stellen.
Wenn man in der aktuellen Aufgabe eine Weiterleitung vornehmen will an eine Person, die aber auf Grund der Rolle in der man sich befindet - z.B. LGPO - nicht zu finden ist, dann ist die Rückfrage die einzige Möglichkeit diese Person in den Arbeitsablauf mit einzubinden.