300921

Zentrale Sperrung und Löschung auf den Learning-Management-Systemen Stud.IP und ILIAS

gemäß §11 der seit dem 27.10.2020 geltenden Satzung zum Schutz personenbezogener Daten bei multimedialer Nutzung von E-Learning-Verfahren an der Hochschule RheinMain (E-Learning-Satzung, Amtliche Mitteilung Nr. 701), gelten folgende rechtliche Rahmenbedingungen für die Speicherfristen von Lehrveranstaltungen in den Learning-Management-Systemen: "Die [...] Inhaltsdaten sind nach Ablauf von zwei Semestern zu sperren und nach vier Semestern zu löschen, in dem das E-Learning-Verfahren eingesetzt wird."

 

Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen virtuelle Lehrveranstaltungen demnach nicht unbegrenzt vorgehalten werden. Vor diesem Hintergrund müssen wir Sie darüber informieren, dass erstmalig zum Ende des Sommersemesters 2021, am 30.09.2021, das IT- und Medienzentrum dazu verpflichtet ist, eine zentrale Sperrung und Löschung der betroffenen Inhalte auf den Learning-Management-Systemen Stud.IP und ILIAS durchzuführen. Dies bedeutet konkret:

 

  • Stud.IP-Veranstaltungen werden nach Ablauf von zwei Semestern, also bis einschließlich zum Sommersemester 2020, gesperrt. Eine Sperrung hat folgende Effekte:
    • Es können keine weiteren Teilnehmer:innen mehr zur Veranstaltung hinzugefügt werden, ein Selbsteintrag ist ebenfalls nicht mehr möglich.
    • Es ist nicht mehr möglich, Grunddaten der Veranstaltung als Lehrende:r, Tutor:in oder Admin zu ändern.
    • Möglich bleibt aber weiterhin: Benachrichtigungen verschicken, neue Dateien als Lehrende:r oder Tutor:in einstellen, Herunterladen von Dateien durch die Teilnehmer:innen, Zugriff auf einen verknüpften ILIAS-Kurs
    • Veranstaltungen, die einst nach der alten Archivierungsfunktion archiviert wurden, finden Sie weiterhin unter "Veranstaltungen -> links im Menü: archivierte Veranstaltungen". Auf die bereits archivierten Veranstaltungen hat die neue Sperrfunktion keine Auswirkungen.
  • Stud.IP-Veranstaltungen, die älter als vier Semester sind, also bis einschließlich zum Sommersemester 2019, werden samt aller Inhalte gelöscht. Dies betrifft auch alle ILIAS-Kurse, die mit einer von der Löschung betroffenen Stud.IP-Veranstaltung verknüpft sind. Einen mit Stud.IP verknüpften ILIAS-Kurs erkennen Sie an dem "Besitzer: studip_ilias" im Info-Reiter. Die Löschung ist endgültig, es können keine Inhalte wiederhergestellt werden. Stud.IP-Veranstaltungen, die einst nach der alten Archivierungsfunktion archiviert wurden, sind ebenfalls betroffen, hierbei ist das Semester der archivierten Veranstaltung Kriterium.
  • Ausgenommen von der zentralen Sperrung und Löschung sind "zeitlich unbegrenzt" angelegte Veranstaltungen in Stud.IP, die fortlaufend über mehrere Semester genutzt werden. Diese werden weder gesperrt noch gelöscht.

 

Wir bitten Sie daher, alle weiterhin benötigten Dateien und Informationen aus Ihren relevanten Stud.IP-Veranstaltungen (z.B. Ankündigungen, ClockEd-Dateien, Umfragen etc.) und ILIAS-Kursen (z.B. Dateien, Tests, Lernmodule etc.) extern zu sichern. Dies bezieht sich bspw. auf Konzepte, Ideen oder selbsterstellte Vorlagen ohne Personenbezug zu den Studierenden, diese können unendlich lange auf externen Medien bzw. Datenträgern hinterlegt und ggf. in weitere Veranstaltungen/Kurse überführt werden. Inhaltsdaten, die hingegen personenbezogene Daten enthalten (wie prüfungsrelevante Abgaben), dürfen nur dann extern gesichert werden, wenn andere Regelungen als die der E-Learning-Satzung eine längere Aufbewahrung vorsehen (bspw. die Aufbewahrungsregelungen der HImmaV). Anleitungen zur Sicherung finden Dozent:innen an dieser Stelle.

 

Die zentrale Sperrung und Löschung wird zukünftig mit vorheriger Ankündigung semesterweise durchgeführt.